Diagrama de Ishikawa: entenda os princípios da Espinha de Peixe

Conhecido popularmente como espinha de peixe, o Diagrama de Ishikawa (diagrama de causa e efeito) surgiu na década de 1940, sendo desenvolvido por Kaoru Ishikawa como uma ferramenta para identificar problemas no processo de produção de um produto. Já muitas décadas depois, a espinha de peixe ainda é uma das ferramentas mais utilizadas por empresas no mundo todo! Seu uso não se limita apenas às linhas de produção industrial, e pode te ajudar a entender sua startup de acordo com a análise dos processos utilizados para alcançar os objetivos desejados.

O Diagrama de Ishikawa identifica possíveis causas para os problemas ou efeitos, em seu processo de produção. Você pode usar a espinha de peixe na sua startup para entender os fatores que determinam os resultados que você deseja obter, e para analisar as causas de problemas a serem evitados.

A espinha de peixe tem sua divisão baseada em causas primárias, que podem ser elas, os 6 M’s, ou 4 P’s, entre outras. Onde podemos identificar as causas dos problemas analisando o todo. São esses dois tipos de causas primárias:

6 M’s

Método: Da forma de execução do trabalho, de processos incorretos ou aplicados indevidamente.
Material: Toda causa proveniente do material usado, na matéria-prima.
Máquina: Causa que envolva a máquina, como ajustes incorretos ou defeitos mecânicos e elétricos.
Meio Ambiente: Além dos fatores climáticos, agrega também situações políticas e de mercado que podem causar problemas.
Medição: Avaliações feitas de forma incorreta e levantamento de dados impreciso.
Mão de obra: Toda causa que envolva a ação de um colaborador.

4 P’s

Os 4p’s são as causas primárias mais indicadas para efeitos de gestão, sendo: Políticas, procedimentos, pessoal e planta. A partir dessas causas primárias definimos as subcausas do efeito.

Aplicando o Diagrama de Ishikawa em sua startup

Para montar seu diagrama primeiramente você deve definir o problema a ser analisado, ou o resultado esperado. Trace uma linha horizontal e escreva o resultado esperado no fim desta linha. Analise todo o processo necessário até o resultado final; analise como, e, por quem o processo ou cada etapa dele é desenvolvido.

Para identificar as causas precisa-se, de um bom brainstorming, levantando as possíveis razões a serem discutidas e analisadas. Organize as informações obtidas nas reuniões de brainstorming, se possível documente-as, para uma futura analise de evolução. Com as informações das possíveis causas definidas, defina as causas primárias.

Mantenha a hierarquia das causas, eliminando informações que não sejam relevantes à análise das causas.

Agora você já pode visualizar os fatores mais importantes que influenciam no resultado desejado por sua startup.

Pontos positivos da Espinha de Peixe para sua startup

Com as reuniões de brainstorming, todos sentirão que são importantes no processo de solução do problema, todos os envolvidos podem ter uma visão diferente do processo e poderão propor soluções que sejam mais eficazes e inovadoras. Essas discussões das causas ajudam a melhorar a comunicação na startup e nos grupos de trabalho. Entendendo as causas dos efeitos você poderá visualizar as melhores ações a serem tomadas.

Ferramentas para a qualidade: BPM

Já pensou em ter clareza na direção estratégica da sua empresa, alinhamento dos recursos, e o aumento da disciplina nas operações diárias utilizando apenas um recurso? Esse é o papel do BPM, sigla em inglês para Business Process Management, que, em sua tradução é o Gerenciamento de Processos de Negócios.

O conceito surgiu de forma independente nos Estados Unidos por volta de 2001 e é um conceito de abordagem sistemática para tornar o fluxo de trabalho de uma organização mais eficiente, eficaz e capaz de se adaptar a um ambiente de mudança constante. O BPM se baseia no fato de que se deve dar uma visão de processos da empresa, sendo um conjunto de práticas e soluções que visam a existência de mais transparência, controle e integração em todos os processos.

Compreendendo os principais processos de negócios que sua empresa usa para atender as necessidades dos clientes, então, a diferença entre as expectativas desses clientes e a capacidade de sua empresa atender a elas começa a emergir.

Os vários sentidos de BPM

Muitas vezes as pessoas se confundem com tantas variações de explicações para o que é, afinal, o Business Process Management. O BPM é referido como um conceito, como uma ferramenta de tecnologia, como um processo e também como uma disciplina de gestão. Entende-se, então, que o termo BPM é adaptável às situações sem perder seu objetivo de gerenciamento de processos de negócio.

Seu sentido diverge de acordo com quem o usa. Os profissionais de gestão, consultores e acadêmicos, por exemplo, normalmente discutem BPM como uma disciplina de gestão em sua própria definição, enquanto as empresas de softwares e outros profissionais ligados à tecnologia da informação se referem ao termo BPM como forma de descrever os atributos de sua tecnologia particular.

BPM pode descrever:

Um processo de gestão de seus negócios
A disciplina de gestão
Uma tecnologia ou um conjunto de tecnologias
Um quadro do desenvolvimento das aplicações
BPM e a Tecnologia da Informação

O BPM está completamente ligado à tecnologia da informação, porque vêm da TI as ferramentas que auxiliam na gestão dos negócios. Esses softwares permitem uma visualizar os processos do negócio e o modelo de negócios, além de permitir simular, automatizar, controlar e medir os processos de negócios. E mais: eles fornecem feedbacks e relatórios sobre o desempenho de todos os processos.

Como aplicar o BPM na sua empresa

Identifique os objetivos e as condições reais da sua empresa para dissecar todos os processos. Foque em um tema por vez, priorizando os itens que forem dar maior resultado. Somente avance para o seguinte, depois que o processo se tornar rotina, afinal, de nada adiantará um processo escrito se ninguém o seguir. Por último, continuamente observe os resultados e efetue melhorias.

Você é o chefe ou o líder no seu trabalho?

Todo empreendedor que obteve um mínimo de sucesso e viu o seu negócio evoluir passou pela situação de selecionar, empregar e coordenar uma equipe de colaboradores. Se você se identifica com essa situação, com certeza ouviu os termos “chefiar” e “liderar” com relativa frequência, afinal, é esse o nível de relacionamento que você tem ou teria com essas pessoas. Mas você sabe qual a diferença entre os dois termos? E, melhor ainda, sabe qual dos dois — chefe ou líder — você é?

O chefe e o líder

Gerir uma equipe de colaboradores no sentido de metas e objetivos comuns não é nada fácil, e uma das primeiras lições a serem tomadas nesse processo é a de que chefe e líder são coisas bem distintas. A figura do chefe todo-poderoso, durão e mandão é bastante arcaica e tem por base o estímulo via coação moral e monetária. O líder, por sua vez, é figura central do “novo” modo de gerir pessoas, leva seu grupo a um status não só de otimização do processo e da produção, mas de autoconhecimento profundo.

No atual contexto econômico, quase não há mais espaço de crescimento para empresas que praticam a “chefia pura”, uma vez que o dinamismo inerente às equipes que possuem líderes capazes é necessário para que elas atendam a demandas de mercado, cada vez mais necessitado de cabeças pensantes que resolvam os problemas. E o combustível de tudo isso se resume em uma palavra mágica: motivação.

Liderar é sinônimo de motivar a equipe

O líder de uma equipe ou de uma empresa trabalha a motivação das pessoas, em diversas frentes e aspectos. Uma máxima que corre o meio corporativo e que ilustra muito bem essa situação é: “enquanto um chefe diz vá, um líder diz vamos lá?”. O líder, assim, se incorpora ao corpo da equipe, chamando para si os mesmos desafios e enfrentando as mesmas dificuldades dos colaboradores, deixando-os motivados e estimulados a desempenhar um trabalho de qualidade.

Esse trabalho do líder de motivar as pessoas acontece de forma tanto direta quanto indireta, por meio de ferramentas simples, mas muito eficazes. Bons exemplos são o estímulo ao crescimento pessoal, ao conhecimento de si e da área na qual atua, e o mais importante: se torna amigo e confidente das pessoas com quem trabalha e convive, ajudando-os a transpor dificuldades profissionais e ensinando-os a trabalhar sempre melhor.

Chefiar versus liderar

A diferença entre chefiar e liderar reside sobre aspectos bastante significativos no cotidiano de uma empresa, e também pode ser resumida em dez assertivas que comparam o comportamento de ambos:

Chefes inspiram medo, líderes inspiram entusiasmo;
Chefes sabem como as coisas são feitas, líderes mostram como as coisas são feitas;
O chefe critica; líderes ensinam;
O chefe demonstra orgulho, a pessoa que lidera demonstra humildade;
O chefe diz “eu”, os líders dizem “nós”;
O chefe cobra que se chegue no horário, o líder chega antes de todos;
O chefe conduz pessoas, o líder as orienta;
O chefe usa autoridade, os líderes usam empatia;
O chefe aponta culpados por um problema, o líder e sua equipe buscam resolver o problema;
O chefe ordena, o líder ouve e pede;

Kanban: como post-its podem transformar sua empresa

Você certamente já conhece, ou ouviu falar sobre o Kanban. Certo? Trata-se simplesmente de um sistema genial que utiliza cartões (ou post-its coloridos) para indicar o andamento dos fluxos de produção em empresas, estimulando a produção e entrega das demandas. Kanban significa literalmente “placa visível”, e foi desenvolvida em 1953 por Taiichi Ohno. Foi aplicado inicialmente Toyota com grande sucesso, e daí ganhou fama, se espalhando pelo mundo.

Entre muitas das formas de se medir e manter o desempenho de uma empresa, o sistema Kanban, mesmo sendo fortemente ligado as empresas de produção industrial, pode ser um eficaz medidor e gestor de desempenho e para sua startup. Os benefícios que os princípios do sistema podem trazer para sua empresa ao ser aplicado á sua empresa são notáveis.

Mantendo-se informado

O kanban é um meio de controle de informação dos processos da sua empresa, pois, ele entrega resultados com o mínimo de informações ao separar as informações necessárias das desnecessárias. Além de, por ser em sua natureza um sistema dinâmico, ele estará sempre atualizado.

Estoque ou investimento

Nas grandes indústrias o kanban controla o estoque ao produzir o necessário, diminuído desperdícios e aumentando lucros. O estoque é controlado de acordo com os kanbans em circulação. Se a sua empresa não é uma indústria, os kanbans te auxiliam a ter um controle da saída do seu serviço e, de como aperfeiçoar o processo de gestão da sua empresa. O kanban auxilia ao dizer onde você deve ou não investir para potencializar seus lucros.

Engajamento

O sistema kanban trás para a sua empresa um engajamento por parte dos empregados ligados ás áreas. O kanban impõe metas a serem cumpridas por o grupo de pessoas, onde, eles vão se empenhar para atingir as metas trazendo para empresa maior desempenho através de meios inovadores e práticos.

Aplicando o Kanban

O dinamismo do sistema kanban simplifica o mecanismo de administração do trabalho, através do controle do estoque e investimento; através do seu controle de informações sempre atualizadas; e, da renovação da organização nos processos da empresa.

Para o sistema kanban ser aplicado no seu negócio, primeiramente todos os envolvidos no processo de produção e entrega do seu produto/serviço, devem estar comprometidos em fazer o sistema funcionar realmente. É responsabilidade de cada um manter o painel escolhido sempre atualizado e completo.

O sistema tem como função avisar visualmente todos os envolvidos sobre a situação de cada demanda ou job da empresa. Logo, ele deve ser inserido em um lugar visível e acessível aos responsáveis pelo trabalho.

O Kanban irá te indicar o que tem que ser feito/resolvido, e em quais quantidades, ou, prazo estabelecido. Permitindo assim, ações de programação de alterações no seu quadro de gestão.

Ao usar o sistema Kanban, você verá os problemas escondidos, atrasos e falhas em sua gestão, estimulando a corrigir o problema. Ele ainda fomenta a realização de análises criativas e produtivas. O resultado? Soluções objetivas e a criação de um sistema de avaliação e melhoria continua.

Parece exagero, mas o simples fato das informações relevantes estarem visualmente disponíveis, através dos cartões coloridos, pode revolucionar o seu gerenciamento!

Matriz de Eisenhower: Como o presidente dos EUA se organiza

Eisenhower foi responsável pela estratégia e execução na segunda guerra mundial, se tornou o 34º presidente dos EUA, aprovou a criação da NASA e criou a DARPA, que levou a criação da internet. Nada disso seria possível se ele não tivesse desenvolvido um sistema muito eficiente para organizar o seu tempo e priorizar suas tarefas do dia-a-dia. Foi assim que nasceu a matriz de Eisenhower.

Se você passa o seu dia tentando resolver problemas, procurando soluções, e no fim do dia sente que não foi produtivo, você deve estar confundindo urgente com importante e direcionando sua energia de forma errada. Segundo Eisenhower, “O importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante”.

Essa citação o ajudava a decidir o que ele deveria fazer e como gerir seu tempo. Sempre que ele precisava tomar decisões, ele se perguntava se aquela atividade era urgente ou importante.

Eisenhower desenvolveu, então, uma matriz formada por quatro partes que lhe dava uma visão de como gerir suas tarefas de modo a otimizar seu tempo e esforço: a matriz de Eisenhower. Se liga na ideia:

Tarefas urgentes e tarefas importantes: entenda a diferença

As tarefas urgentes são aquelas que não podem esperar para serem resolvidas, pois suas consequências são imediatas e impactantes. Exemplificando: levar seu filho ao hospital após ele quebrar o braço, ou chegar a tempo a uma entrevista de emprego.

As tarefas importantes são aquelas que podem ser avaliadas antes de serem executadas, e cujo prazo de execução é maior.

A Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é dividida em quatro quadrantes em cuja vertical está a importância e na horizontal, a urgência. Nela, as tarefas foram divididas em:

importante e urgente;
importante mas não urgente;
não importante mas urgente;
não importante e não urgente.

E isso significa o seguinte:

Importante e urgente

Essas são as tarefas que você deve dedicar os seus esforços para terminar de uma vez. Elas não podem esperar, e devem ser resolvidas o quanto antes.

Importante mas não urgente

Este é o quadrante onde deveríamos passar a maior parte do nosso tempo, obviamente após resolver as tarefas do quadrante anterior. Essas tarefas são importantes, porém não são urgentes, isso nos permite avaliar, planejar e executar de maneira eficiente, gerando bons resultados no médio e longo prazo.

Não importante e urgente

Nesse quadrante temos as tarefas que mesmo sendo urgentes não precisam de uma atenção especial por não serem importantes. As pessoas normalmente passam muito tempo nessas tarefas por serem urgentes, mas sem perceber que elas não vão trazer resultados. Assim, o tempo que poderia ser gasto no quadrante dois é muitas vezes mal gasto no terceiro. Exemplos desse tipo de tarefa: e-mails irrelevantes, telefonemas, visitas de amigos e favores. Tudo nesse quadrante pode ser deixado para quando houver tempo livre.

Não importante e não urgente

Aparentemente, a maioria das pessoas sofre bastante com o tempo gasto no quadrante número quatro. Esse talvez seja o quadrante que mais afete a solução dos outros. Nessa parte estão as redes sociais, mensagens de texto, sites de entretenimento, jogos online e televisão. Quantas vezes você já ligou seu computador para fazer alguma tarefa e perdeu seu tempo no Facebook, e acabou tendo que fazer sua tarefa sob pressão? Ou decidiu resolver um problema, mas passou mais tempo respondendo a mensagens de texto do que se concentrando no que deveria? Ou saiu para resolver uma coisa, mas acabou gastando seu tempo em uma loja ou conversando com um velho amigo na rua?

Organize-se

Se essas tarefas estão em sua matriz é porque de alguma forma a solução delas é necessária para você, então, tudo que você tem que fazer é organizar seu tempo para despriorizar tarefas irrelevantes. Eliminar os quadrantes que te atrasam não é uma solução, porque também precisamos relaxar e pensar nas outras pessoas. Apenas foque no que deve ser feito e se policie para não perder todo o seu tempo no quadrante três e quatro.

E aí? Qual quadrante você passa mais o seu tempo?