5S: Como eliminar a bagunça e viver organizado

Sua área de trabalho é organizada? Não? Saiba que para trabalhar bem e executar as tarefas diárias de forma tranquila, é necessário que o ambiente seja agradável, limpo e organizado, de modo que as coisas sejam encontradas com facilidade e as atribuições sejam realizadas sem estresse. E nisso o 5S pode salvar sua vida.

Uma boa forma de tornar isso possível é aplicar a metodologia 5S, uma forma eficiente de organizar a bagunça, desde a gestão da empresa, até o chão da fábrica. O 5S é um método prático de organização que melhora — e muito! — a eficiência corporativa, reduz desperdícios, aumenta a produtividade e evita acidentes.

Quer saber quais são as bases do 5S, descobrir como funciona essa metodologia e como utilizá-la para eliminar a bagunça? Então continue lendo o artigo!

Afinal de contas, o que é 5S?

O 5S é uma ferramenta de planejamento sistemático, que permite a melhora na segurança, produtividade, motivação e clima organizacional nas empresas. Trata-se de uma metodologia de origem japonesa que serve para a organização de todo e qualquer ambiente, gerando uma maior eficiência nos processos. No passado eu já falei sobre PDCA, SWOT, Balanced Scorecards e diversas outras ferramentas que você pode utilizar.

O método 5S recebe esse nome por conta da primeira letra de cinco palavras japonesas, sendo elas a Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu e Shitsuke, todas representando etapas fundamentais nos processos de organização e implementação da Qualidade Total. Veja a seguir o que cada uma dessas palavras significa:

Seiri: senso de utilização

A primeira palavra do 5S é a Seiri, que quer dizer senso de utilização. Nessa etapa inicial é preciso deixar na área de trabalho apenas os itens necessários (materiais, ferramentas, papéis, computadores, etc) para a execução das tarefas. O que não estiver sendo utilizado deve ser guardado ou descartado, pois isso minimiza os obstáculos para a produtividade.

Seiton: senso de ordenação

Além de separar o que será usado, é preciso ordenar a área de trabalho. O Seiton foca justamente na necessidade de ordenação, seja através de um quadro de ferramentas, um arquivo de documentos, uma catalogação de itens ou categorização dos materiais que são necessários para a execução dos serviços. Vale destacar que a aplicação do Seiton elimina movimentos desnecessários e melhora o fluxo do trabalho, porque cada coisa está guardada no seu devido lugar.

Seisou: senso de limpeza

A limpeza também é essencial para a manutenção da ordem em qualquer ambiente e, mesmo que haja outras pessoas responsáveis pela higienização, o Seisou propõe que cada um faça a sua parte. Jogar o lixo fora, não deixar a sujeira acumular e manter as ferramentas sempre limpas torna o ambiente mais agradável, além de facilitar a organização de modo geral.

Seiketsu: senso de saúde

O quarto S, o Seiketsu é o senso de saúde e, apesar de parecer metódico demais, é indispensável que esse senso faça parte das organizações. Ele é responsável por padronizar as práticas de trabalho, como usar equipamentos de segurança, manter os materiais juntos, oferecer treinamento e assim por diante. Em síntese, o Seiketsu é o S que favorece a saúde mental e física dos profissionais.

Shitsuke: senso de disciplina

O último S é o Shitsuke, que representa o senso de disciplina. Quando ele aparece nessa ordem, ele reforça a necessidade da autodisciplina para manter o ambiente de trabalho em ordem e transformar a organização em hábito. Aqui vale o princípio “sujou, limpou”, “usou, guardou”, “abriu, fechou”

E para finalizar: Não esqueça de utilizar o principio de pareto para ganhar máxima eficiência com o mínimo de esforço.

Depois vocês querem saber porque o Japão é tão organizado, né?

Ferramentas para a qualidade: ISO 9001

Você já passou por uma empresa, viu que ela anunciava que obtinha a certificação ISO 9001 e ficou se perguntando o que significava esse número?

O que é a ISO 9001?

A ISO é uma sigla para International Organization for Standardization, ou seja, Organização Internacional de Padronização, que foi criada em 1947 em Genebra. Ela nada mais é que um conjunto de normas internacionais que padroniza o SGQ (sistema de gestão de qualidade) das organizações.

As empresas não têm por obrigatoriedade obter o certificado ISO 9001, mas se optarem por adquirir, passarão então a ser auditados pelo órgão regulamentador da ISO 9001 no Brasil, que é a ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas).

Vantagens de ter a ISO 9001

A normatização cada vez mais é usada como modo de reduzir custos de produção, diminuição da possibilidade de erros e otimização nos processos da mão de obra, mantendo e melhorando a qualidade do produto final.

As empresas que possuem a certificação ISO 9001, além da credibilidade do mercado, possuem maior controle de qualidade dos processos, facilitando a exportação dos produtos.

Como implantar a ISO 9001 na sua empresa?

Sendo a ABNT o órgão regulamentador da ISO 9001 no Brasil, logo, o primeiro passo para a certificação é acessar o site da ABNT e solicitar as normas ISO 9001, adequando sua empresa segundo os padrões exigidos.

O indicado é que a adequação seja feita com a ajuda de um consultor para que o processo seja realizado de forma mais eficaz e rápida. Após a implantação das normas, a empresa deve contratar uma companhia certificadora para realizar uma auditoria com o objetivo de verificar se a empresa encontra-se alinhada com as diretrizes exigidas.

A companhia certificadora contratada deverá ter a autorização do INMETRO (Instituto Nacional de Metrologia e Qualidade Industrial) para validar a certificação.

O tempo para a implantação da ISO 9001 pode variar de 6 meses a 1 ano e os investimentos também variam de acordo com o tamanho da empresa e com seu ramo de atuação no mercado.

Por que obter o certificado voluntariamente?

As empresas não são obrigadas a se adequaram às normas da ISO 9001, mas as que optam por serem certificadas passam a se reger com estruturas de qualidades estabelecidas internacionalmente.

A fim de reduzir os gastos com a inspeção de produtos, muitas empresas também passaram a exigir de seus fornecedores a certificação de ISO 9001, afinal, é mais seguro comprar produtos de uma empresa que possua um certificado de qualidade reconhecido mundialmente.

Para não perder clientes as grandes empresas começaram a ser certificadas de forma voluntária, mostrando assim maior credibilidade no mercado, devido à qualidade comprovada dos seus produtos e serviços.

Scrum: Desenvolvimento ágil de projetos

Scrum nada mais é do que uma metodologia ágil na gestão e planejamento de projetos de Software. Com ele, os projetos são divididos em ciclos denominados como “Sprint” (normalmente duas semanas, onde um conjunto de atividades deve ser executado).

A fundação principal do Scrum é que um problema não pode ser 100% compreendido na fase de planejamento. Por isto, a metodologia já reconhece que mudanças inesperadas serão necessárias em algum ponto do processo. Isto permite um software mais adaptado às necessidades reais do usuário, e não às necessidades imaginadas no começo do desenvolvimento.

Menciono Software por ser minha especialidade, mas atualmente o Scrum já é aplicado em qualquer tipo de projeto, de vendas a contabilidade. Não existe limite para aplicação, o importante é entender seus benefícios e aplicar.

Através do Scrum a sua empresa pode adicionar as suas práticas particulares de gestão, filtrando o que é de fato relevante. O resultado será uma versão criada exclusivamente de acordo com o desejo do usuário. Você ainda está com dúvidas? Confira um exemplo para entender melhor esse conceito:

Imagine que o Scrum inicialmente, seja a base de uma casa. Apesar de possuir uma estrutura padrão, vários acabamentos podem ser utilizados para deixá-la com uma decoração diferente, sendo adaptados ao gosto e necessidade dos moradores. É assim que funciona o Scrum, ele possui uma base padrão que pode ser ajustada às necessidades de cada usuário.

Quais as bases da metologia Scrum?

Atividades básicas: Planejamento do sprint, execução do sprint, reuniões diárias, revisão do sprint, retrospectiva do sprint, organização do backlog.

Documentos (artefatos): Backlog do produto, backlog da sprint, definição de produto.

E os papéis fundamentais?

Product owner (Ponto central com os poderes de liderança sobre o produto);
Scrum Master (Responsável por ajudar a todos os envolvidos a entender os valores e práticas do Scrum);
Time de desenvolvimento (junção de todas as pessoas na formação de uma equipe).

Quais são as principais características do Scrum?

Possibilita discussões diárias de planejamento com a equipe;
Permite visualização do plano de risco desenvolvido pela equipe;
Fornece transparência no planejamento;
Contribui para reuniões frequentes com o monitoramento de todos os envolvidos no processo e apresentação do progresso;
Tem os clientes como parte da equipe de desenvolvimento;
Possui entregas frequentes e intermediárias de funcionalidades 100% desenvolvidas.

Através das funcionalidades apresentadas, é possível que o gestor da empresa possa apurar algumas informações básicas no alcance de resultados. Tais como: o que eu fiz desde ontem? O que estou planejando fazer até amanhã? Existe algo me impedindo de atingir a minha meta?

Como ter um gerenciamento de projetos ágil com o Scrum?

O Scrum apresenta uma abordagem radicalmente nova, que reforça o interesse no gerenciamento de projetos de software, em conjunto com as ideias tradicionais sobre gestão. Ele representa uma possibilidade nova no planejamento e gerenciamento de projetos, trazendo o poder de decisão a sua empresa com uma maior precisão. O Scrum torna o processo de desenvolvimento mais eficiente, e pode fazer com que os custos de manutenção sejam reduzidos em longo prazo.

E então? Que tal criar uma equipe auto-organizada, com uma comunicação linear entre todos os membros para o gerenciamento de projetos? Lembre-se que os clientes podem mudar de ideia sobre o que precisam, e, assim, a sua empresa precisará se ajustar através do Scrum para contornar os imprevistos.

Six Sigma: melhore a qualidade do seu produto

Melhorar a qualidade do produto, do preço, da distribuição e de seu pós-venda são algumas estratégias usadas pelas empresas para sobreviver em mercados cada vez mais competitivos. Mas e quando nada disso é suficiente? As empresas, nesses casos, se veem obrigadas a investir em outros métodos dentro da organização para que consigam se manter efetivas nesse jogo. E é nesse sentido que despontam ferramentas como o Six Sigma.

Elas promovem melhorias cruciais nos processos internos de produção e nos serviços, garantindo vantagens estratégicas fundamentais na conquista e manutenção de mercados. Então vamos conhecer um pouco mais sobre o Six Sigma? Confira no post a seguir!

Como o Six Sigma surgiu

Os conceitos que formam a base do Six Sigma remontam ao início do século XX, quando estudos sobre processos de detecção e correção de defeitos em linhas de produção ainda engatinhavam. Porém, foi na Motorola, gigante norte-americana das telecomunicações, que a ferramenta tomou forma e foi nomeada pela primeira vez em meados dos anos 80.

Na época, os gestores perceberam que era possível mensurar níveis de qualidade baseados em milhões de variáveis e, de acordo com esta necessidade e com o forte apelo à mudança cultural e comportamental do momento, a empresa desenvolveu a metodologia Six Sigma.

Como o Six Sigma funciona e quais benefícios traz

Em resumo, a metodologia Six Sigma tem como foco a melhoria e a otimização de processos por meio da mensuração e análise de dados e estatísticas inerentes ao produto ou serviço, além da identificação e eliminação de falhas nos processos. Dessa forma, a ferramenta chega a um diagnóstico preciso da raiz dos problemas, facilitando e tornando as soluções mais efetivas.

A maioria das empresas operam no nível “3,3-sigma” que significa a presença de 35 mil defeitos em um milhão de oportunidades de haver defeitos. Já aquelas que operam em “6-sigma” verificam a presença máxima de 3,4 erros por milhão de oportunidades, um nível quase próximo à perfeição.

A aplicação da metodologia não se restringe apenas a contextos de produção fabris (linhas de produção industriais, por exemplo), podendo ser aplicada no meio administrativo com igual sucesso. De forma geral, os benefícios do Six Sigma incluem maior eficiência operacional, redução de custos, melhoria da qualidade dos produtos e serviços, aumento da satisfação dos clientes e, por consequência, aumento também da lucratividade.

A metodologia Six Sigma possui cinco passos distintos (nomes originais em inglês):

Define (Definir)

Este primeiro passo trata da definição do cliente — quem ele é, quais suas necessidades e expectativas com relação ao produto ou serviço — e também do projeto em si, determinando seu começo e fim.

Measure (Mensurar)

Todo o planejamento e execução da medição dos dados relacionados ao projeto acontecem no segundo passo, que é também quando se determina quais tipos de erros típicos levam aos defeitos verificados.

Analyze (Analisar)

De posse dos dados medidos, o terceiro passo se dá com a análise completa das informações para então identificar as causas-raiz dos erros e defeitos e buscar as soluções de melhorias.

Improve (Melhorar)

O conhecimento das oportunidades de melhoria leva ao quarto passo, que é a concepção e aplicação de ideias inovadoras para melhoramento de todo o processo por meio de um plano formal.

Control (Controlar)

O último passo diz respeito ao controle e monitoramento dos processos melhorados para que os erros e variações anteriormente verificados não voltem a ocorrer, além da concepção e aplicação de melhorias preventivas.

A ferramenta Six Sigma trabalha em prol da competitividade e produtividade buscando soluções para redução de falhas e melhoramento contínuo dos serviços e produtos.

Utilizo no meu dia-a-dia KPIs para minimizar a quantidade de bugs encontrados durante o processo de desenvolvimento, em QA, e após esta etapa, em produção para reduzir a quantidade de incidentes. No fim das contas, visa diminuir a quantidade de bugs gerados por hora, que não deixa de ser muito similar ao que o Six Sigma se propõe de forma genérica.

Independente da metodologia que você utilizar, sendo Six Sigma, ou qualquer outra, o importante é saber onde você quer chegar, acompanhar o desempenho com frequência e traçar planos para evoluir!

Ferramentas para a qualidade: BPM

Já pensou em ter clareza na direção estratégica da sua empresa, alinhamento dos recursos, e o aumento da disciplina nas operações diárias utilizando apenas um recurso? Esse é o papel do BPM, sigla em inglês para Business Process Management, que, em sua tradução é o Gerenciamento de Processos de Negócios.

O conceito surgiu de forma independente nos Estados Unidos por volta de 2001 e é um conceito de abordagem sistemática para tornar o fluxo de trabalho de uma organização mais eficiente, eficaz e capaz de se adaptar a um ambiente de mudança constante. O BPM se baseia no fato de que se deve dar uma visão de processos da empresa, sendo um conjunto de práticas e soluções que visam a existência de mais transparência, controle e integração em todos os processos.

Compreendendo os principais processos de negócios que sua empresa usa para atender as necessidades dos clientes, então, a diferença entre as expectativas desses clientes e a capacidade de sua empresa atender a elas começa a emergir.

Os vários sentidos de BPM

Muitas vezes as pessoas se confundem com tantas variações de explicações para o que é, afinal, o Business Process Management. O BPM é referido como um conceito, como uma ferramenta de tecnologia, como um processo e também como uma disciplina de gestão. Entende-se, então, que o termo BPM é adaptável às situações sem perder seu objetivo de gerenciamento de processos de negócio.

Seu sentido diverge de acordo com quem o usa. Os profissionais de gestão, consultores e acadêmicos, por exemplo, normalmente discutem BPM como uma disciplina de gestão em sua própria definição, enquanto as empresas de softwares e outros profissionais ligados à tecnologia da informação se referem ao termo BPM como forma de descrever os atributos de sua tecnologia particular.

BPM pode descrever:

Um processo de gestão de seus negócios
A disciplina de gestão
Uma tecnologia ou um conjunto de tecnologias
Um quadro do desenvolvimento das aplicações
BPM e a Tecnologia da Informação

O BPM está completamente ligado à tecnologia da informação, porque vêm da TI as ferramentas que auxiliam na gestão dos negócios. Esses softwares permitem uma visualizar os processos do negócio e o modelo de negócios, além de permitir simular, automatizar, controlar e medir os processos de negócios. E mais: eles fornecem feedbacks e relatórios sobre o desempenho de todos os processos.

Como aplicar o BPM na sua empresa

Identifique os objetivos e as condições reais da sua empresa para dissecar todos os processos. Foque em um tema por vez, priorizando os itens que forem dar maior resultado. Somente avance para o seguinte, depois que o processo se tornar rotina, afinal, de nada adiantará um processo escrito se ninguém o seguir. Por último, continuamente observe os resultados e efetue melhorias.