Kanban: como post-its podem transformar sua empresa

Você certamente já conhece, ou ouviu falar sobre o Kanban. Certo? Trata-se simplesmente de um sistema genial que utiliza cartões (ou post-its coloridos) para indicar o andamento dos fluxos de produção em empresas, estimulando a produção e entrega das demandas. Kanban significa literalmente “placa visível”, e foi desenvolvida em 1953 por Taiichi Ohno. Foi aplicado inicialmente Toyota com grande sucesso, e daí ganhou fama, se espalhando pelo mundo.

Entre muitas das formas de se medir e manter o desempenho de uma empresa, o sistema Kanban, mesmo sendo fortemente ligado as empresas de produção industrial, pode ser um eficaz medidor e gestor de desempenho e para sua startup. Os benefícios que os princípios do sistema podem trazer para sua empresa ao ser aplicado á sua empresa são notáveis.

Mantendo-se informado

O kanban é um meio de controle de informação dos processos da sua empresa, pois, ele entrega resultados com o mínimo de informações ao separar as informações necessárias das desnecessárias. Além de, por ser em sua natureza um sistema dinâmico, ele estará sempre atualizado.

Estoque ou investimento

Nas grandes indústrias o kanban controla o estoque ao produzir o necessário, diminuído desperdícios e aumentando lucros. O estoque é controlado de acordo com os kanbans em circulação. Se a sua empresa não é uma indústria, os kanbans te auxiliam a ter um controle da saída do seu serviço e, de como aperfeiçoar o processo de gestão da sua empresa. O kanban auxilia ao dizer onde você deve ou não investir para potencializar seus lucros.

Engajamento

O sistema kanban trás para a sua empresa um engajamento por parte dos empregados ligados ás áreas. O kanban impõe metas a serem cumpridas por o grupo de pessoas, onde, eles vão se empenhar para atingir as metas trazendo para empresa maior desempenho através de meios inovadores e práticos.

Aplicando o Kanban

O dinamismo do sistema kanban simplifica o mecanismo de administração do trabalho, através do controle do estoque e investimento; através do seu controle de informações sempre atualizadas; e, da renovação da organização nos processos da empresa.

Para o sistema kanban ser aplicado no seu negócio, primeiramente todos os envolvidos no processo de produção e entrega do seu produto/serviço, devem estar comprometidos em fazer o sistema funcionar realmente. É responsabilidade de cada um manter o painel escolhido sempre atualizado e completo.

O sistema tem como função avisar visualmente todos os envolvidos sobre a situação de cada demanda ou job da empresa. Logo, ele deve ser inserido em um lugar visível e acessível aos responsáveis pelo trabalho.

O Kanban irá te indicar o que tem que ser feito/resolvido, e em quais quantidades, ou, prazo estabelecido. Permitindo assim, ações de programação de alterações no seu quadro de gestão.

Ao usar o sistema Kanban, você verá os problemas escondidos, atrasos e falhas em sua gestão, estimulando a corrigir o problema. Ele ainda fomenta a realização de análises criativas e produtivas. O resultado? Soluções objetivas e a criação de um sistema de avaliação e melhoria continua.

Parece exagero, mas o simples fato das informações relevantes estarem visualmente disponíveis, através dos cartões coloridos, pode revolucionar o seu gerenciamento!

Matriz de Eisenhower: Como o presidente dos EUA se organiza

Eisenhower foi responsável pela estratégia e execução na segunda guerra mundial, se tornou o 34º presidente dos EUA, aprovou a criação da NASA e criou a DARPA, que levou a criação da internet. Nada disso seria possível se ele não tivesse desenvolvido um sistema muito eficiente para organizar o seu tempo e priorizar suas tarefas do dia-a-dia. Foi assim que nasceu a matriz de Eisenhower.

Se você passa o seu dia tentando resolver problemas, procurando soluções, e no fim do dia sente que não foi produtivo, você deve estar confundindo urgente com importante e direcionando sua energia de forma errada. Segundo Eisenhower, “O importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante”.

Essa citação o ajudava a decidir o que ele deveria fazer e como gerir seu tempo. Sempre que ele precisava tomar decisões, ele se perguntava se aquela atividade era urgente ou importante.

Eisenhower desenvolveu, então, uma matriz formada por quatro partes que lhe dava uma visão de como gerir suas tarefas de modo a otimizar seu tempo e esforço: a matriz de Eisenhower. Se liga na ideia:

Tarefas urgentes e tarefas importantes: entenda a diferença

As tarefas urgentes são aquelas que não podem esperar para serem resolvidas, pois suas consequências são imediatas e impactantes. Exemplificando: levar seu filho ao hospital após ele quebrar o braço, ou chegar a tempo a uma entrevista de emprego.

As tarefas importantes são aquelas que podem ser avaliadas antes de serem executadas, e cujo prazo de execução é maior.

A Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é dividida em quatro quadrantes em cuja vertical está a importância e na horizontal, a urgência. Nela, as tarefas foram divididas em:

  1. importante e urgente;
  2. importante mas não urgente;
  3. não importante mas urgente;
  4. não importante e não urgente.

E isso significa o seguinte:

Importante e urgente

Essas são as tarefas que você deve dedicar os seus esforços para terminar de uma vez. Elas não podem esperar, e devem ser resolvidas o quanto antes.

Importante mas não urgente

Este é o quadrante onde deveríamos passar a maior parte do nosso tempo, obviamente após resolver as tarefas do quadrante anterior. Essas tarefas são importantes, porém não são urgentes, isso nos permite avaliar, planejar e executar de maneira eficiente, gerando bons resultados no médio e longo prazo.

Não importante e urgente

Nesse quadrante temos as tarefas que mesmo sendo urgentes não precisam de uma atenção especial por não serem importantes. As pessoas normalmente passam muito tempo nessas tarefas por serem urgentes, mas sem perceber que elas não vão trazer resultados. Assim, o tempo que poderia ser gasto no quadrante dois é muitas vezes mal gasto no terceiro. Exemplos desse tipo de tarefa: e-mails irrelevantes, telefonemas, visitas de amigos e favores. Tudo nesse quadrante pode ser deixado para quando houver tempo livre.

Não importante e não urgente

Aparentemente, a maioria das pessoas sofre bastante com o tempo gasto no quadrante número quatro. Esse talvez seja o quadrante que mais afete a solução dos outros. Nessa parte estão as redes sociais, mensagens de texto, sites de entretenimento, jogos online e televisão. Quantas vezes você já ligou seu computador para fazer alguma tarefa e perdeu seu tempo no Facebook, e acabou tendo que fazer sua tarefa sob pressão? Ou decidiu resolver um problema, mas passou mais tempo respondendo a mensagens de texto do que se concentrando no que deveria? Ou saiu para resolver uma coisa, mas acabou gastando seu tempo em uma loja ou conversando com um velho amigo na rua?

Organize-se

Se essas tarefas estão em sua matriz é porque de alguma forma a solução delas é necessária para você, então, tudo que você tem que fazer é organizar seu tempo para despriorizar tarefas irrelevantes. Eliminar os quadrantes que te atrasam não é uma solução, porque também precisamos relaxar e pensar nas outras pessoas. Apenas foque no que deve ser feito e se policie para não perder todo o seu tempo no quadrante três e quatro.

E aí? Qual quadrante você passa mais o seu tempo?

Pareto: O Mínimo de Esforço para o Máximo de Resultado

Em meio a tantas sugestões destinadas a empreendedores que almejam melhorar o desempenho de uma startup, o Diagrama de Pareto é, com certeza, um mecanismo que deve ser aplicado tanto para resolver um problema quanto para entender melhor os entraves que prejudicam um negócio. Isso porque a ferramenta permite uma rápida visualização, baseada em dados numéricos, dos pontos que merecem mais atenção para resolver um problema.

Resumidamente, o diagrama vai mostrar, de forma ordenada, quais pontos merecem ser priorizados para que o empreendedor possa sanar uma falha de um modelo de negócio com menor esforço. Acredite, quase nunca, “atacar” diversos focos de um problema vai ter um resultado satisfatório. Afinal, estamos falando de uma empresa iniciante, que não pode direcionar recursos, como tempo, contingente e dinheiro, sem considerar o retorno.

Por consequência, ele serve também como guia para aprimorar métodos e fazer um planejamento.

Conhecendo o Diagrama de Pareto

Criado pelo economista italiano Vilfredo Pareto (1848-1923), o diagrama é uma ferramenta de controle qualidade alicerçado no Princípio de Pareto, também conhecido como Lei 80/20. Este princípio, recorrente no ramo da administração, afirma que 80% das consequências vêm de 20% das causas.

Veja um exemplo para entender o princípio: ao abrir uma loja on-line para revender bolsas, o empreendedor conclui que não terá condições de ter em seu portfólio todas as marcas de grife disponíveis. A solução, seguindo a Lei 80/20, seria investir em 20% nas bolsas mais vendáveis para gerar 80% de lucro. Enquanto estudava sobre isso, o economista descobriu também que 80% da riqueza mundial pertencia a 20% da população.

Quais dados servem para fazer um Diagrama de Pareto?

A vasta aplicação do diagrama o torna relevante e valioso para o mundo dos negócios. É possível fazer uso do diagrama para quaisquer situações que gerem dados numéricos passíveis de serem separados em categorias, não importando o ramo da empresa.

Suponhamos que a loja on-line não esteja indo bem porque o índice de devoluções de bolsas cresceu exponencialmente nos últimos seis meses. Nesse caso, para construir o gráfico será necessário conhecer as causas que levaram as devoluções (categorias), como “atraso de entrega”, “produto chegou danificado” e “produto não parecia com a foto do site”, e a quantidade de ocorrências em cada uma delas (dados numéricos) em um determinado período.

É importante que todos os dados sejam coletados precisamente para que essas duas variáveis exponham um panorama fidedigno à realidade de sua startup.

Análise do resultado

Depois de levantados os dados, é hora de realizar os cálculos que envolvem soma e porcentagem. Comparado outras ferramentas administrativas de análise, o processo para obter os resultados é simples e, em geral, não toma muito tempo e pode ser feito no Excel. Quando você tiver terminado, poderá ver facilmente que a linha 80% “separa” as causas de seu problemas realmente merecem sua atenção.

Seguindo nosso exemplo, vamos considerar que a causa “produto não parecia com a foto do site” representa os 20% responsáveis por 80% das devoluções. Nesse caso, a primeira atitude seria revisar as fotos do site e conversar com o responsável pelas fotografias e, assim, consertar uma causa entre várias para solucionar, no entanto, a maior parte de seu problema.

Obviamente não estamos falando de uma lei, por tanto espere que as curvas variem, nem sempre serão 80/20, mas 70/30, 65/35 e assim por diante. No fim das contas, o importante é buscar sempre o mínimo de esforço para o máximo de resultado.

Outra ferramenta que você pode utilizar é o Diagrama de Ishikawa e para controlar as metas do seu time e os planos de ação, leia sobre o PDCA.

Balanced Scorecard: turbine a sua startup

Hoje vou falar sobre um tema que você até pode não ter ouvido falar ainda, mas, com certeza, conhece empresas que o utilizam. O BSC, ou Balanced ScoreCard, é uma ferramenta de gestão ampla, pois analisa todos os indicadores de desempenho de uma companhia, que passam por departamentos como administração, gestão de pessoas e financeiro, por exemplo.

A metodologia surgiu na Havard Business School, Estados Unidos, no ano de 1992, após intensas pesquisas dos professores Robert Kaplan e David Norton. Foi motivada, principalmente, pelo esgotamento dos modelos de gestão vigentes à época. O BSC também é conhecido no Brasil como indicadores balanceados de desempenho.

Como o Balanced Scorecard (BSC) funciona

É importante ressaltar que o balanced scorecard deu seus primeiros passos como mecanismo de medição e só algum tempo depois se firmou como ferramenta de gestão. Apesar de estar presente no departamento de finanças, o BSC não tem relação com a contabilidade empresarial. Esse ponto costuma gerar dúvidas entre os gestores iniciantes na metodologia.

Outro ponto forte da técnica é o fato de participar da estratégia empresarial do início ao fim, passando por departamentos variados e envolvendo a todos. Cada colaborador se torna peça-chave do processo, fornecendo importantes contribuições ao resultado final da ação.

A competição move as empresas

Não importa se sua empresa é grande ou pequena. As técnicas de BSC com certeza serão úteis para melhorar a capacidade de gerência da sua firma, já que trabalham com a integração e balanceamento de indicadores. As perguntas abaixo exemplificam a essência da metodologia, de forma resumida:

  • Financeiro: como somos vistos pelos acionistas?
  • Clientes: como aparecemos para os nossos clientes?
  • Processos internos: como definir as áreas de excelência?
  • Aprendizado e crescimento: o que podemos fazer para melhorar nossa atuação?

Entendendo o BSC na prática

O balanced scorecard visa atingir, prioritariamente, o plano estratégico da empresa e se vale de recursos setorizados nos 4 pilares que explico a seguir:

  1. Esclarecer e definir a visão estratégica da empresa
  2. Comunicar e associar as medidas estratégicas
  3. Planejar, estabelecer metas e alinhar iniciativas estratégicas
  4. Melhorar o feedback

A definição estratégica não é óbvia para muitas empresas. Através do mapa estratégico e relações de causa e efeito, os gestores desenvolvem novas ações. E a comunicação interna insere os colaboradores no contexto empresarial e os torna peça-chave do processo através de ferramentas como e-mail marketing, comunicados na intranet e folhetaria empresarial.

Já o planejamento de metas e alinhamento de estratégias estimulam a competição e o comprometimento por parte dos colaboradores, enquanto os gestores conseguem ampliar as competências e resultados de suas equipes. Para fechar, o feedback é fundamental para monitorar todo o processo e corrigir eventuais falhas nas 4 etapas descritas acima.

Resultados: BSC e Planejamento afinados

Quando corretamente implementado, executado e monitorado, o BSC traz resultados satisfatórios aos gestores. A metodologia indica de forma eficaz em quais segmentos de mercado a companhia está apta para competir, quais parceiros é capaz de conquistar e que tipo de clientes consegue fidelizar.

Como aliado das estratégias de planejamento empresarial, o BSC permite ao gestor uma visão mais focada acerca do futuro, dos prováveis obstáculos e das alternativas para atingir os resultados esperados.

Se quiser aprofundar seus conhecimentos em balanced scorecards, indico esse material.

Negócio escalável: como saber se você tem um

Negócio escalável é aquela empresa que possui a possibilidade de prosperar sem ter que aumentar os custos básicos da operação. Esta possibilidade de crescimento deve estar intrínseca ao planejamento do modelo de negócios de sua empresa. Mas nem sempre os empreendedores arquitetam essa possibilidade e se encontram diante de uma grande oportunidade para lucrar. Saiba se este é o seu caso:

Quatro características de um negócio escalável

1- Fazendo mais com menos

Se agentes externos ou consultores, por exemplo, se impressionam com a forma com que você conduz seu negócio “fazendo milagre” com pouco, este é um sinal de que ele é escalável. Uma das principais características que permitem a potencialização de uma empresa é sua eficiência operacional. Por isso, se você vende mais sem ter que contratar novos funcionários, ou adicionar elementos à sua infra estrutura é provável que possa desenvolver um modelo escalável para sua companhia.

2 – Simplicidade de execução

As operações do seu negócio são simples ou exigem um alto grau de complexidade de quem as realiza? Seu sistema permite com que qualquer pessoa, com o mínimo de treinamento, seja capaz de efetuar as ações necessárias? Caso sua resposta seja positiva este é um outro sinal de que seu negócio é escalável. Empresas que necessitam de recursos humanos muito especializados tem dificuldade em se tornarem escaláveis, pois contrariam a equação básica de fazer mais com menos, já que na medida em que crescem precisam também contratar mão de obra altamente qualificada.

3 – Replicando processos

Qual é o processo que sua empresa opera? Você é capaz de identificar cada um dos passos desse ciclo? Se sua resposta é positiva, agora é o momento de planejar o crescimento de forma exponencial. Qual destas etapas pode ser duplicada sem custos? A escalabilidade é também a habilidade que a companhia tem de prosperar implementando uma série de sistemas para melhorar as operações durante as etapas do ciclo. Se você é capaz de replicar cada um destes momentos a partir da compreensão dos passos do processo isso é um sinal de que seu negócio é escalável.

4 – Proposição de valor

Existe uma diferença entre um negócio escalável e um viável: ela se encontra justamente na visão do empreendedor. A proposição de valor de sua companhia é única? É preciso pensar sobre o crescimento para além do produto, explorando seu diferencial e a essência da sua empresa. Para tanto o gestão deve possuir uma visão que ultrapassa a questão dos meios para ampliar a área de atuação do negócio.

Por exemplo, imagine uma iniciativa de venda salgados veganos, ou seja alimentos que não contém qualquer componente derivado de animais (sem carne, leite, queijo, etc). Qual é a proposta de valor? Comercializar lanches ou vender saúde? É importante ter clareza nisto.

Outro diferencial que pode tornar seu produto único é a valorização de recursos e propriedades locais. Observe o exemplo do licor de limão Limoncello. A princípio a receita de licor é bem simples, mas a empresa se destacou no mercado internacional por defender a exclusividade de seu produto, afirmando que a fruta utilizada para produzir o licor só é encontrada no sul da Itália, onde existem condições únicas de clima e solo para seu crescimento. Portanto ter uma proposição de valor única é outro sinal de que seu negócio é escalável.