Scrum: Desenvolvimento ágil de projetos

Scrum nada mais é do que uma metodologia ágil na gestão e planejamento de projetos de Software. Com ele, os projetos são divididos em ciclos denominados como “Sprint” (normalmente duas semanas, onde um conjunto de atividades deve ser executado).

A fundação principal do Scrum é que um problema não pode ser 100% compreendido na fase de planejamento. Por isto, a metodologia já reconhece que mudanças inesperadas serão necessárias em algum ponto do processo. Isto permite um software mais adaptado às necessidades reais do usuário, e não às necessidades imaginadas no começo do desenvolvimento.

Menciono Software por ser minha especialidade, mas atualmente o Scrum já é aplicado em qualquer tipo de projeto, de vendas a contabilidade. Não existe limite para aplicação, o importante é entender seus benefícios e aplicar.

Através do Scrum a sua empresa pode adicionar as suas práticas particulares de gestão, filtrando o que é de fato relevante. O resultado será uma versão criada exclusivamente de acordo com o desejo do usuário. Você ainda está com dúvidas? Confira um exemplo para entender melhor esse conceito:

Imagine que o Scrum inicialmente, seja a base de uma casa. Apesar de possuir uma estrutura padrão, vários acabamentos podem ser utilizados para deixá-la com uma decoração diferente, sendo adaptados ao gosto e necessidade dos moradores. É assim que funciona o Scrum, ele possui uma base padrão que pode ser ajustada às necessidades de cada usuário.

Quais as bases da metologia Scrum?

Atividades básicas: Planejamento do sprint, execução do sprint, reuniões diárias, revisão do sprint, retrospectiva do sprint, organização do backlog.

Documentos (artefatos): Backlog do produto, backlog da sprint, definição de produto.

E os papéis fundamentais?

Product owner (Ponto central com os poderes de liderança sobre o produto);
Scrum Master (Responsável por ajudar a todos os envolvidos a entender os valores e práticas do Scrum);
Time de desenvolvimento (junção de todas as pessoas na formação de uma equipe).

Quais são as principais características do Scrum?

Possibilita discussões diárias de planejamento com a equipe;
Permite visualização do plano de risco desenvolvido pela equipe;
Fornece transparência no planejamento;
Contribui para reuniões frequentes com o monitoramento de todos os envolvidos no processo e apresentação do progresso;
Tem os clientes como parte da equipe de desenvolvimento;
Possui entregas frequentes e intermediárias de funcionalidades 100% desenvolvidas.

Através das funcionalidades apresentadas, é possível que o gestor da empresa possa apurar algumas informações básicas no alcance de resultados. Tais como: o que eu fiz desde ontem? O que estou planejando fazer até amanhã? Existe algo me impedindo de atingir a minha meta?

Como ter um gerenciamento de projetos ágil com o Scrum?

O Scrum apresenta uma abordagem radicalmente nova, que reforça o interesse no gerenciamento de projetos de software, em conjunto com as ideias tradicionais sobre gestão. Ele representa uma possibilidade nova no planejamento e gerenciamento de projetos, trazendo o poder de decisão a sua empresa com uma maior precisão. O Scrum torna o processo de desenvolvimento mais eficiente, e pode fazer com que os custos de manutenção sejam reduzidos em longo prazo.

E então? Que tal criar uma equipe auto-organizada, com uma comunicação linear entre todos os membros para o gerenciamento de projetos? Lembre-se que os clientes podem mudar de ideia sobre o que precisam, e, assim, a sua empresa precisará se ajustar através do Scrum para contornar os imprevistos.

Você é o chefe ou o líder no seu trabalho?

Todo empreendedor que obteve um mínimo de sucesso e viu o seu negócio evoluir passou pela situação de selecionar, empregar e coordenar uma equipe de colaboradores. Se você se identifica com essa situação, com certeza ouviu os termos “chefiar” e “liderar” com relativa frequência, afinal, é esse o nível de relacionamento que você tem ou teria com essas pessoas. Mas você sabe qual a diferença entre os dois termos? E, melhor ainda, sabe qual dos dois — chefe ou líder — você é?

O chefe e o líder

Gerir uma equipe de colaboradores no sentido de metas e objetivos comuns não é nada fácil, e uma das primeiras lições a serem tomadas nesse processo é a de que chefe e líder são coisas bem distintas. A figura do chefe todo-poderoso, durão e mandão é bastante arcaica e tem por base o estímulo via coação moral e monetária. O líder, por sua vez, é figura central do “novo” modo de gerir pessoas, leva seu grupo a um status não só de otimização do processo e da produção, mas de autoconhecimento profundo.

No atual contexto econômico, quase não há mais espaço de crescimento para empresas que praticam a “chefia pura”, uma vez que o dinamismo inerente às equipes que possuem líderes capazes é necessário para que elas atendam a demandas de mercado, cada vez mais necessitado de cabeças pensantes que resolvam os problemas. E o combustível de tudo isso se resume em uma palavra mágica: motivação.

Liderar é sinônimo de motivar a equipe

O líder de uma equipe ou de uma empresa trabalha a motivação das pessoas, em diversas frentes e aspectos. Uma máxima que corre o meio corporativo e que ilustra muito bem essa situação é: “enquanto um chefe diz vá, um líder diz vamos lá?”. O líder, assim, se incorpora ao corpo da equipe, chamando para si os mesmos desafios e enfrentando as mesmas dificuldades dos colaboradores, deixando-os motivados e estimulados a desempenhar um trabalho de qualidade.

Esse trabalho do líder de motivar as pessoas acontece de forma tanto direta quanto indireta, por meio de ferramentas simples, mas muito eficazes. Bons exemplos são o estímulo ao crescimento pessoal, ao conhecimento de si e da área na qual atua, e o mais importante: se torna amigo e confidente das pessoas com quem trabalha e convive, ajudando-os a transpor dificuldades profissionais e ensinando-os a trabalhar sempre melhor.

Chefiar versus liderar

A diferença entre chefiar e liderar reside sobre aspectos bastante significativos no cotidiano de uma empresa, e também pode ser resumida em dez assertivas que comparam o comportamento de ambos:

Chefes inspiram medo, líderes inspiram entusiasmo;
Chefes sabem como as coisas são feitas, líderes mostram como as coisas são feitas;
O chefe critica; líderes ensinam;
O chefe demonstra orgulho, a pessoa que lidera demonstra humildade;
O chefe diz “eu”, os líders dizem “nós”;
O chefe cobra que se chegue no horário, o líder chega antes de todos;
O chefe conduz pessoas, o líder as orienta;
O chefe usa autoridade, os líderes usam empatia;
O chefe aponta culpados por um problema, o líder e sua equipe buscam resolver o problema;
O chefe ordena, o líder ouve e pede;

Kanban: como post-its podem transformar sua empresa

Você certamente já conhece, ou ouviu falar sobre o Kanban. Certo? Trata-se simplesmente de um sistema genial que utiliza cartões (ou post-its coloridos) para indicar o andamento dos fluxos de produção em empresas, estimulando a produção e entrega das demandas. Kanban significa literalmente “placa visível”, e foi desenvolvida em 1953 por Taiichi Ohno. Foi aplicado inicialmente Toyota com grande sucesso, e daí ganhou fama, se espalhando pelo mundo.

Entre muitas das formas de se medir e manter o desempenho de uma empresa, o sistema Kanban, mesmo sendo fortemente ligado as empresas de produção industrial, pode ser um eficaz medidor e gestor de desempenho e para sua startup. Os benefícios que os princípios do sistema podem trazer para sua empresa ao ser aplicado á sua empresa são notáveis.

Mantendo-se informado

O kanban é um meio de controle de informação dos processos da sua empresa, pois, ele entrega resultados com o mínimo de informações ao separar as informações necessárias das desnecessárias. Além de, por ser em sua natureza um sistema dinâmico, ele estará sempre atualizado.

Estoque ou investimento

Nas grandes indústrias o kanban controla o estoque ao produzir o necessário, diminuído desperdícios e aumentando lucros. O estoque é controlado de acordo com os kanbans em circulação. Se a sua empresa não é uma indústria, os kanbans te auxiliam a ter um controle da saída do seu serviço e, de como aperfeiçoar o processo de gestão da sua empresa. O kanban auxilia ao dizer onde você deve ou não investir para potencializar seus lucros.

Engajamento

O sistema kanban trás para a sua empresa um engajamento por parte dos empregados ligados ás áreas. O kanban impõe metas a serem cumpridas por o grupo de pessoas, onde, eles vão se empenhar para atingir as metas trazendo para empresa maior desempenho através de meios inovadores e práticos.

Aplicando o Kanban

O dinamismo do sistema kanban simplifica o mecanismo de administração do trabalho, através do controle do estoque e investimento; através do seu controle de informações sempre atualizadas; e, da renovação da organização nos processos da empresa.

Para o sistema kanban ser aplicado no seu negócio, primeiramente todos os envolvidos no processo de produção e entrega do seu produto/serviço, devem estar comprometidos em fazer o sistema funcionar realmente. É responsabilidade de cada um manter o painel escolhido sempre atualizado e completo.

O sistema tem como função avisar visualmente todos os envolvidos sobre a situação de cada demanda ou job da empresa. Logo, ele deve ser inserido em um lugar visível e acessível aos responsáveis pelo trabalho.

O Kanban irá te indicar o que tem que ser feito/resolvido, e em quais quantidades, ou, prazo estabelecido. Permitindo assim, ações de programação de alterações no seu quadro de gestão.

Ao usar o sistema Kanban, você verá os problemas escondidos, atrasos e falhas em sua gestão, estimulando a corrigir o problema. Ele ainda fomenta a realização de análises criativas e produtivas. O resultado? Soluções objetivas e a criação de um sistema de avaliação e melhoria continua.

Parece exagero, mas o simples fato das informações relevantes estarem visualmente disponíveis, através dos cartões coloridos, pode revolucionar o seu gerenciamento!

Matriz de Eisenhower: Como o presidente dos EUA se organiza

Eisenhower foi responsável pela estratégia e execução na segunda guerra mundial, se tornou o 34º presidente dos EUA, aprovou a criação da NASA e criou a DARPA, que levou a criação da internet. Nada disso seria possível se ele não tivesse desenvolvido um sistema muito eficiente para organizar o seu tempo e priorizar suas tarefas do dia-a-dia. Foi assim que nasceu a matriz de Eisenhower.

Se você passa o seu dia tentando resolver problemas, procurando soluções, e no fim do dia sente que não foi produtivo, você deve estar confundindo urgente com importante e direcionando sua energia de forma errada. Segundo Eisenhower, “O importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante”.

Essa citação o ajudava a decidir o que ele deveria fazer e como gerir seu tempo. Sempre que ele precisava tomar decisões, ele se perguntava se aquela atividade era urgente ou importante.

Eisenhower desenvolveu, então, uma matriz formada por quatro partes que lhe dava uma visão de como gerir suas tarefas de modo a otimizar seu tempo e esforço: a matriz de Eisenhower. Se liga na ideia:

Tarefas urgentes e tarefas importantes: entenda a diferença

As tarefas urgentes são aquelas que não podem esperar para serem resolvidas, pois suas consequências são imediatas e impactantes. Exemplificando: levar seu filho ao hospital após ele quebrar o braço, ou chegar a tempo a uma entrevista de emprego.

As tarefas importantes são aquelas que podem ser avaliadas antes de serem executadas, e cujo prazo de execução é maior.

A Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é dividida em quatro quadrantes em cuja vertical está a importância e na horizontal, a urgência. Nela, as tarefas foram divididas em:

importante e urgente;
importante mas não urgente;
não importante mas urgente;
não importante e não urgente.

E isso significa o seguinte:

Importante e urgente

Essas são as tarefas que você deve dedicar os seus esforços para terminar de uma vez. Elas não podem esperar, e devem ser resolvidas o quanto antes.

Importante mas não urgente

Este é o quadrante onde deveríamos passar a maior parte do nosso tempo, obviamente após resolver as tarefas do quadrante anterior. Essas tarefas são importantes, porém não são urgentes, isso nos permite avaliar, planejar e executar de maneira eficiente, gerando bons resultados no médio e longo prazo.

Não importante e urgente

Nesse quadrante temos as tarefas que mesmo sendo urgentes não precisam de uma atenção especial por não serem importantes. As pessoas normalmente passam muito tempo nessas tarefas por serem urgentes, mas sem perceber que elas não vão trazer resultados. Assim, o tempo que poderia ser gasto no quadrante dois é muitas vezes mal gasto no terceiro. Exemplos desse tipo de tarefa: e-mails irrelevantes, telefonemas, visitas de amigos e favores. Tudo nesse quadrante pode ser deixado para quando houver tempo livre.

Não importante e não urgente

Aparentemente, a maioria das pessoas sofre bastante com o tempo gasto no quadrante número quatro. Esse talvez seja o quadrante que mais afete a solução dos outros. Nessa parte estão as redes sociais, mensagens de texto, sites de entretenimento, jogos online e televisão. Quantas vezes você já ligou seu computador para fazer alguma tarefa e perdeu seu tempo no Facebook, e acabou tendo que fazer sua tarefa sob pressão? Ou decidiu resolver um problema, mas passou mais tempo respondendo a mensagens de texto do que se concentrando no que deveria? Ou saiu para resolver uma coisa, mas acabou gastando seu tempo em uma loja ou conversando com um velho amigo na rua?

Organize-se

Se essas tarefas estão em sua matriz é porque de alguma forma a solução delas é necessária para você, então, tudo que você tem que fazer é organizar seu tempo para despriorizar tarefas irrelevantes. Eliminar os quadrantes que te atrasam não é uma solução, porque também precisamos relaxar e pensar nas outras pessoas. Apenas foque no que deve ser feito e se policie para não perder todo o seu tempo no quadrante três e quatro.

E aí? Qual quadrante você passa mais o seu tempo?

Matriz BCG: Gestão de portfólio de produtos

Você sabe quais as prioridades do seu portfólio de serviços e produtos? Conheça a matriz BCG e entenda os benefícios que ela pode trazer para o seu negócio!

Para definir melhor as ações da empresa a fim de melhorar a participação no mercado é necessário entender as particularidades de cada produto/serviço, identificando o retorno que geram para a empresa, ou que ainda possam gerar.

A matriz BCG foi desenvolvida em 1970 para a empresa americana Boston Consulting Group, com o objetivo de mapear o portfólio, com base no ciclo de vida do produto. Ajudando você a tomar as melhores decisões a respeito do foco dos negócios e, principalmente, de seus investimentos.

Entendendo a estrutura da matriz BCG

A matriz BCG é dividida em quatro quadrantes, onde dividimos nossos produtos entre: estrela, vaca leiteira, em questionamento e abacaxi. A matriz é composta por um eixo vertical correspondente à taxa de crescimento no mercado, e um eixo horizontal, que corresponde à participação no mercado.

A estrela do seu portfólio

O quadrante estrela representa o produto com boa participação de mercado (market share) e potencialmente uma alta taxa de crescimento, advindo de uma industria em expansão. Definindo nosso produto estrela, sabemos que ele precisa de maiores investimentos por ter um melhor desemprenho comparado aos outros. A atenção a esse item deve ser maior, levando em consideração o ciclo de vida do produto, a entrada de novos concorrentes, entre outros fatores que possam fazer com que a taxa de crescimento e a participação no mercado sejam insatisfatórios.

Vaca leiteira da empresa

Neste quadrante entram os produtos com bom market share, mas seu crescimento no mercado é negativo ou estável. Este não precisa de muito investimento, pelo tamanho do seu market share, apesar do seu crescimento estar estagnado. A tendência é que os produtos do quadrante estrela migrem para este quadrante após certo tempo de vida. Para tirar maior proveito da sua participação no mercado sua empresa deve criar ações que retenham os clientes interessados (baixo churn), mantendo a qualidade e desempenho sempre satisfatórios.

O produto em questionamento

Os produtos em questionamento são aqueles que possuem a taxa de crescimento positiva, mas a sua participação no mercado ainda é insatisfatória. Esses trazem a incerteza do sucesso. Por essa potencialidade de crescimento a sua empresa precisa fazer constantes investimentos; em pesquisas para sustentar a possibilidade de desenvolvimento do produto; investimentos em um melhor desempenho e também na sua divulgação. Esse produto está em uma fase que as pessoas precisam conhecê-lo, para indicar e fidelizar, gerando lucro. Após essa fase de consolidação no mercado, o produto tem como tendência a migração para o quadrante estrela.

Encontrando o Abacaxi do seu portfólio

Os produtos do quadrante abacaxi são aqueles que tem uma taxa crescimento negativa e baixo market share. Ou seja, são os não-lucrativos para a sua empresa, e geralmente a melhor decisão a se tomar é excluir esse produto do seu portfólio e encerrar esse serviço. Se esse item trouxer um declínio na lucratividade, mas, ainda assim, você perceber que pode tirar algum lucro dele então, explore o máximo possível, mas não faça novos investimentos, pois visivelmente o produto está na fase final do seu ciclo de vida.

Fica a dica!

Observe todos os seus produtos/serviços separadamente. É visível a rotatividade deles na matriz BCG de acordo com a fase em que ele se encontra no seu ciclo de vida. Após definir em que fase o seu produto está questione se ainda é rentável investir dele, e como investir para ele se tornar mais rentável, sem ignorar os concorrentes que influenciam no tempo de vida do seu produto. A matriz BCG vai orientar a sua empresa como se posicionar no mercado e investir de forma apropriada, adequando ao seu objetivo de rentabilidade a longo prazo.